こんな感じか。(ひとつの案)
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│ドキュメント                                                                │
│├仕様書                                                                    │
│││・基本仕様書                                        ※外部向け  ※最新版│
│││・概要仕様書                                                    ※最新版│
│││・定数定義書                                                    ※最新版│
│││・電文仕様書                                                    ※最新版│
│││・共有メモリ定義書                                              ※最新版│
│││・ファイル定義書                                                ※最新版│
│││・共通関数仕様書                                                ※最新版│
│││・画面仕様書                                        ※外部向け  ※最新版│
│││・入力制限仕様書                                                ※最新版│
│││・実行環境定義書  ＃フォルダ構成も含む                          ※最新版│
│││・著作権定義書                                                  ※最新版│
││├データベース定義書                                                      │
│││  ・テーブル定義書  ＃ER図も含む                                ※最新版│
│││  ・ビュー定義書                                                ※最新版│
│││  ・トリガ関数仕様書                                            ※最新版│
││├詳細設計書                                                              │
│││  ・●●詳細設計書                                  ※非共有    ※最新版│
││├01初回開発                                                              │
││││・基本仕様書(初回)                                ※外部向け          │
││││・概要仕様書(初回)                                                    │
│││└詳細設計書                                                            │
│││    ・●●詳細設計書(初回)                          ※非共有            │
│││    ・単体評価項目＆成績書                          ※非共有            │
││└02(改造プロジェクト名)                                                  │
││  │・改造基本仕様書(改造プロジェクト名)              ※外部向け          │
││  │・改造概要仕様書(改造プロジェクト名)                                  │
││  └改造詳細設計書                                                        │
││      ・●●改造詳細設計書(改造プロジェクト名)        ※非共有            │
││      ・単体評価項目＆成績書                          ※非共有            │
│├評価書                                                                    │
││├01初回開発                                                              │
│││・総合評価項目＆成績書                                                  │
│││・結合評価項目＆成績書                                                  │
││└02(改造プロジェクト名)                                                  │
││    ・総合評価項目＆成績書                                                │
││    ・結合評価項目＆成績書                                                │
││    ・回帰評価項目＆成績書                                                │
│├取扱説明書・手順書                                                        │
││  ・取扱説明書                                        ※外部向け  ※最新版│
││  ・保守手順書                                                    ※最新版│
│└販売促進資料                                                              │
│    ・(パワーポイント資料など)                          ※外部向け          │
└──────────────────────────────────────┘
  以下の三つのレベルに分ける(上流から下流へ、公開性が高いものから低いものへ)
    (a) 外部向け資料        …顧客にほぼ提示可能なもの、「ですます」調で記述
    (b) 内部向け共有資料    …開発者が共有する開発の核となる資料
    (c) 内部向け非共有資料  …担当者のみで閉じた資料、ブラックボックス的なもの
  開発の核となるのは(b)であり、これをもって開発プロジェクト全体の統制をとる。
  個々の担当者はあくまで(b)としての結果を出せばよく、
  その補助資料的な役割としての(c)がある(咄嗟の問い合わせに回答できるように等)。
  顧客向けには(a)を提供することにより、説明責任を果たすことになる。
  一方で、要求の元は顧客からのものなので、(a)が(b)の上流資料にあたることになる。